Datenschutz
Datenschutzerklärung
Sehr geehrte Besucherinnen und Besucher,
der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, welche Daten wir im Rahmen unserer Unternehmenstätigkeit und des Betriebs unserer Website erheben, wie wir diese verarbeiten und welche Rechte Ihnen zustehen. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt stets im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie dem österreichischen Datenschutzgesetz (DSG).
I. Verantwortliche Stelle
Verantwortlicher gemäß Art. 4 Abs. 7 DSGVO:
HKLS Service GmbH
Löwenzahnweg 5, 4030 Linz
E-Mail: office@hkls-service.at
Web: www.hkls-service.at
Ein Datenschutzbeauftragter wurde nicht bestellt, da die gesetzlichen Voraussetzungen gemäß Art. 37 DSGVO (u. a. Verarbeitung besonderer Datenkategorien in großem Umfang, systematische Überwachung oder eine Mitarbeiterzahl ab 250) nicht vorliegen.
II. Hosting und technische Infrastruktur
1. Hosting-Anbieter
Unsere Website wird über die Plattform Squarespace betrieben und gehostet.
Squarespace, Inc., 225 Varick Street, 12th Floor, New York, NY 10014, USA.
2. Speicherort der Server
Die Server befinden sich nach Angaben des Anbieters in den USA.
Sofern Daten in Drittländer übermittelt werden, erfolgt dies nur auf Basis geeigneter Garantien gemäß Art. 46 DSGVO oder eines Angemessenheitsbeschlusses gemäß Art. 45 DSGVO.
3. Server-Logfiles
Bei jedem Aufruf unserer Website werden durch den Hosting-Anbieter automatisch folgende Zugriffsdaten (Server-Logfiles) erfasst:
IP-Adresse des anfragenden Geräts
Datum und Uhrzeit des Zugriffs
aufgerufene URL / Seite
Browsertyp und -version
Betriebssystem
HTTP-Statuscode
Diese Daten sind technisch notwendig, um die Website korrekt auszuliefern, die Systemsicherheit zu gewährleisten und Fehler zu erkennen. Eine Zusammenführung mit anderen Datenquellen erfolgt nicht.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen an der Funktionsfähigkeit und Sicherheit der Website)
Speicherdauer: Die Logfile-Daten werden nach spätestens 30 Tagen gelöscht, sofern keine weitere Aufbewahrung zu Beweiszwecken erforderlich ist.
III. Kontaktaufnahme und Kommunikation
Nehmen Sie über Telefon, E-Mail oder Online-Formular Kontakt mit uns auf, werden die dabei übermittelten personenbezogenen Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und des damit zusammenhängenden Geschäftsvorgangs verarbeitet.
Online-Kontaktformular
Über das Kontaktformular auf unserer Website erheben wir folgende Daten: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, gegebenenfalls Bilder sowie Angaben zu Ihrem Anliegen. Diese Daten werden auf unserem Webserver gespeichert und zur Bearbeitung an unsere geschäftliche E-Mail-Adresse weitergeleitet.
Kontaktieren Sie uns per E-Mail (z. B. über einen mailto-Link auf unserer Website), werden die von Ihnen übermittelten Daten (u. a. Name und E-Mail-Adresse) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage verarbeitet und auf unserem E-Mail-Server (Microsoft Outlook Exchange) gespeichert.
Rechtsgrundlagen
Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung / vorvertragliche Maßnahmen)
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen an professioneller Kommunikationsabwicklung)
IV. Datenverarbeitung im Rahmen unserer Dienstleistung
1. Erhobene Kundendaten
Im Rahmen der Anbahnung, Durchführung und Abwicklung von Aufträgen im Bereich Heizung, Klima-, Lüftungs- und Sanitärtechnik verarbeiten wir folgende Daten unserer Kundinnen und Kunden:
Name, Anschrift
Telefonnummer, E-Mail-Adresse
Auftragsdaten (Art der Leistung, Termine, Objekt)
Zahlungs- und Rechnungsdaten
Fotos und Videos, die im Rahmen der Auftragsabwicklung gelegentlich zu Dokumentationszwecken (z. B. Baustellendokumentation) erstellt werden
Diese Daten werden ausschließlich zur Durchführung des jeweiligen Auftrags, zur Rechnungsstellung sowie zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten verwendet.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung)
2. Online-Terminvereinbarung
Für die Vereinbarung von Terminen setzen wir den Dienst Acuity Scheduling ein. Dabei werden Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Termindetails verarbeitet. Der Anbieter kann Daten in die EU, die USA oder weltweit verarbeiten.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung / vorvertragliche Maßnahmen)
3. Weitergabe von Daten an Dritte
Personenbezogene Daten werden nur dann an Dritte weitergegeben, wenn dies zur Vertragserfüllung notwendig ist. Mögliche Empfänger sind:
Subunternehmen und Handwerkspartner (zur Auftragserfüllung)
Steuerberater / Buchhaltung
Behörden (bei gesetzlicher Verpflichtung)
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO
4. Externe Dienstleister (Auftragsverarbeiter)
Wir setzen folgende externe Dienstleister ein, mit denen jeweils Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen werden bzw. abzuschließen sind:
Squarespace – Webhosting, CMS und Online-Buchung
Microsoft Outlook Exchange – geschäftlicher E-Mail-Verkehr
KWP – Kundenverwaltung (CRM), Angebote und Auftragsdaten
BMD – Rechnungsstellung und Buchhaltung
Acuity Scheduling – Online-Terminvereinbarung
Google Analytics – Webanalyse
Cloudflare – Content Delivery Network und Sicherheitsdienst
Google reCAPTCHA – Schutz vor automatisierten Zugriffen
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO
V. Speicherdauer
Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die jeweiligen Verarbeitungszwecke erforderlich ist. Es gelten folgende Fristen:
Kundenstammdaten und Auftragsdaten: 7 Jahre nach Vertragsende (gemäß § 132 BAO und § 212 UGB)
Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen: 7 Jahre
Server-Logfiles: maximal 30 Tage
Kontaktanfragen: maximal 6 Monate
Foto-/Videodokumentation: maximal 6 Monate nach Ende der Gewährleistungsfrist
Nach Ablauf der jeweiligen Speicherfrist werden die Daten gelöscht, sofern keine weitere Aufbewahrung zu Beweiszwecken notwendig ist.
VI. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Basis folgender Rechtsgrundlagen der DSGVO:
Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)
Vertragserfüllung / vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)
Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
Zusätzlich gilt das österreichische Datenschutzgesetz (DSG).
VII. Datenübertragung in Drittländer
Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer außerhalb der EU/des EWR erfolgt nur auf Basis Ihrer Einwilligung, einer gesetzlichen Erlaubnis oder geeigneter Garantien (z. B. Standardvertragsklauseln, Angemessenheitsbeschluss). Dies betrifft insbesondere die eingesetzten Dienste Squarespace, Google Analytics, Google Ads/Meta Ads sowie Acuity Scheduling, die Daten in die USA übermitteln können.
Ein angemessenes Schutzniveau beim Transfer in die USA besteht nur bei aktiver Teilnahme des jeweiligen US-Unternehmens am EU-US Data Privacy Framework: https://commission.europa.eu/document/fa09cbad-dd7d-4684-ae60-be03fcb0fddf_en
VIII. Datensicherheit
Zum Schutz personenbezogener Daten setzen wir geeignete technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 25 und 32 DSGVO ein. Technische Maßnahmen umfassen u. a.:
SSL/TLS-Verschlüsselung der Website (HTTPS)
Regelmäßige Datensicherungen
Zugriffsbeschränkungen und Berechtigungskonzepte
Einsatz von Cloudflare als zusätzlicher Sicherheitsdienst
Die Datenübertragung zwischen Ihrem Browser und unserem Webserver erfolgt verschlüsselt über HTTPS/TLS. Sie erkennen dies am Schlosssymbol und dem Präfix „https://“ in der Adressleiste Ihres Browsers.
IX. Cookies & Tracking-Technologien
Cookies sind kleine Textdateien, die lokal in Ihrem Browser gespeichert werden. Diese Website verwendet technisch notwendige Cookies sowie Analyse- und Marketing-Cookies.
Beim ersten Besuch unserer Website werden Sie über ein Cookie-Consent-Banner (bereitgestellt über Squarespace) informiert und um Ihre Einwilligung gebeten. Nicht notwendige Cookies werden erst nach Ihrer aktiven Zustimmung gesetzt.
Sie können die Speicherung von Cookies zusätzlich in Ihren Browser-Einstellungen jederzeit einschränken oder deaktivieren. Hinweis: Die Deaktivierung bestimmter Cookies kann die Funktionalität der Website beeinträchtigen.
Informationen zur Cookie-Verwaltung in Ihrem Browser: https://www.allaboutcookies.org/manage-cookies/
X. Drittanbieter-Dienste
Google Analytics
Diese Website nutzt Google Analytics (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland) zur statistischen Analyse des Nutzungsverhaltens mittels Cookies. Die IP-Anonymisierung ist aktiviert; Ihre IP-Adresse wird vorab gekürzt. Die Erfassung können Sie durch das Browser-Add-on unter folgendem Link verhindern: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de
Google Ads, Meta Ads / Facebook Pixel
Zur Schaltung von Online-Werbung und Retargeting setzen wir Google Ads (Google Ireland Limited) sowie Meta Ads / Facebook Pixel (Meta Platforms Ireland Ltd., 4 Grand Canal Square, Dublin 2, Irland) ein. Dabei werden Cookie-IDs, Verhaltensdaten und Conversion-Daten verarbeitet. Diese Dienste werden nur mit Ihrer Einwilligung über das Cookie-Banner aktiviert.
Cloudflare
Wir nutzen Cloudflare (Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA) als CDN und Sicherheitsdienst. Cloudflare verarbeitet dabei technische Nutzerdaten (u. a. IP-Adressen). Datenschutzerklärung: https://www.cloudflare.com/de-de/privacypolicy/
Google reCAPTCHA
Zum Schutz vor automatisierten Zugriffen und Spam verwenden wir Google reCAPTCHA (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland). Datenverarbeitungsbedingungen: https://business.safety.google/intl/de/adsprocessorterms/
Acuity Scheduling
Für die Online-Terminvereinbarung nutzen wir Acuity Scheduling. Der Anbieter verarbeitet Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Termindetails, ggf. auch außerhalb der EU/des EWR.
Rechtsgrundlage für alle Drittanbieter-Dienste: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen)
XI. Ihre Rechte als betroffene Person
Gemäß Art. 13 und 14 DSGVO stehen Ihnen folgende Rechte zu:
a) Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)
Sie haben das Recht, unentgeltliche Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten sowie eine Kopie dieser Daten zu erhalten.
b) Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
Sie haben das Recht, die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.
c) Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
Sie haben das Recht, die unverzügliche Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern die Daten nicht mehr benötigt werden, Sie Ihre Einwilligung widerrufen, die Verarbeitung unrechtmäßig war oder eine gesetzliche Pflicht zur Löschung besteht.
d) Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn die Richtigkeit der Daten bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, die Daten zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen benötigt werden oder Sie Widerspruch eingelegt haben.
e) Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Sie haben das Recht, Ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese einem anderen Verantwortlichen zu übermitteln, sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung oder einem Vertrag beruht und automatisiert erfolgt.
f) Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
Sie haben das Recht, aus Gründen Ihrer besonderen Situation jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO Widerspruch einzulegen. Gegen Direktwerbung können Sie jederzeit und ohne Angabe von Gründen Widerspruch einlegen.
g) Recht auf Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
Sofern die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.
Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an:
HKLS Service GmbH, Löwenzahnweg 5, 4030 Linz
E-Mail: office@hkls-service.at
XII. Keine automatisierte Entscheidungsfindung
Wir verwenden keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 DSGVO. Alle Entscheidungen, die Sie als Person betreffen, werden von unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern getroffen.
XIII. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
Wenn Sie der Meinung sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt, haben Sie gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzbehörde einzulegen.
Österreichische Datenschutzbehörde
Barichgasse 40–42, 1030 Wien
Tel: +43 1 52 152-0
E-Mail: dsb@dsb.gv.at
XIV. Haftung für Links
Diese Website kann Links zu externen Websites Dritter enthalten. Für die Inhalte dieser verlinkten Seiten sind ausschließlich deren Betreiber verantwortlich. Eine fortlaufende Kontrolle ist ohne konkrete Anhaltspunkte einer Rechtsverletzung nicht zumutbar. Bei Bekanntwerden von Rechtsverstößen werden betroffene Links unverzüglich entfernt.
XV. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand August 2026. Durch die Weiterentwicklung unserer Website, neue Dienstleistungen oder geänderte gesetzliche Vorgaben kann es notwendig werden, diese Erklärung anzupassen. Die jeweils aktuelle Fassung ist jederzeit auf unserer Website unter www.hkls-service.at abrufbar.
Stand: August 2026